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23.01.2018

Was ist unter Compliance-Gesichtspunkten bei der Pflege von Geschäftsbeziehungen mit Geschenken und Einladungen erlaubt?

20.12.2017
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Schwierigkeiten bei der Einordnung: Keine klar definierten Wertgrenzen
Die relevanten nationalen und internationalen Anti-Korruptions-Gesetze normieren keine klar definierten Wertgrenzen in Bezug auf die Zulässigkeit der Annahme oder Gewährung von Zuwendungen im Geschäftsverkehr. Viele Unternehmen entscheiden sich im Sinne einer höheren Flexibilität im Einzelfall zudem bewusst dafür auf klar definierte, bezifferte Wertgrenzen komplett zu verzichten. Stattdessen wird auf die „Angemessenheit“ der Zuwendung abgestellt. Kehrseite dieses höheren Maßes an Flexibilität, die dieser Ansatz bietet, ist jedoch, dass er die eigenständige Einordnung derartiger Zuwendungen für Nicht-Compliance-Experten erschweren kann. Dieser Beitrag soll als Einordnungshilfe dienen, insbesondere für Unternehmen und deren Mitarbeiter, die diesen Ansatz gewählt haben. 

Zeitpunkt, Häufigkeit und Angemessenheit als Kernkriterien
Bei der Compliance-Prüfung von Zuwendungen an Geschäftspartner bzw. von Geschäftspartnern immer eine Gesamtbetrachtung aller Umstände im Einzelfall vorzunehmen. 
Folgende Kernkriterien sollten bei dieser Gesamtbetrachtung berücksichtigt werden:
> Zeitpunkt: Nähe zu aktuellen Vertrags-/Projektverhandlungen
Je enger der zeitliche Zusammenhang mit laufenden oder bevorstehenden Projektvergaben/Vertragsabschlüssen ist, desto vorsichtiger sollte mit Zuwendungen an Geschäftspartner bzw. von Geschäftspartnern umgegangen werden; umgekehrt gilt, dass das zeitliche Element einer Zuwendung umso weniger ins Gewicht fällt desto weiter weg Projektvergaben/Vertragsabschlüsse liegen.
> Häufigkeit gewährter Zuwendungen:
Daneben muss die Häufigkeit von Zuwendungen in die Einordnung einbezogen werden. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn sich Einladungen oder Geschenke häufen, je näher Entscheidungen über Projektvergaben/Vertragsabschlüsse rücken.
> Angemessenheit gewährter Zuwendungen
Zudem muss die Angemessenheit einer Zuwendung geprüft werden. Neben dem Wert einer Zuwendung ist auch zu berücksichtigen, ob die Zuwendung im Kontext der konkreten Situation sozial üblich ist, insbesondere auch unter Berücksichtigung lokaler Gegebenheiten und der hierarchischen Stellung von Zuwendendem und Empfänger. Die Einladung eines Kunden in eine schlichte Pizzeria wird beispielweise in der Regel keine Compliance-Bedenken hervorrufen, ganz im Gegensatz zur Einladung in ein teures Sterne-Restaurant. Ferner wird in die Angemessenheits-Beurteilung auch einfließen müssen, dass Essenseinladungen im großstädtischen Umfeld in der Regel teurer ausfallen als in ländlichen Regionen. Zuwendungen, die von Geschäftsführer zu Geschäftsführer gewährt werden, werden eine höhere Wertkategorie aufweisen dürfen als solche zwischen Mitarbeitern, die in der Unternehmenshierarchie niedriger angesiedelt 
sind.

Praxisbeispiele
> Praxis-Beispiele für angemessene Zuwendungen: 
Als angemessen wird man in der Regel kleinere Zuwendungen geringen Werts, wie z.B. die Tasse Kaffee, die Teilnahme am Mitarbeiter-Buffet, sowie kleinere Werbegeschenke ansehen dürfen (z-B. Kugelschreiber, Feuerzeuge, Wandkalender).
> Praxistipp für den geschäftlichen Umgang mit Amtsträgern: 
Die gesetzlichen Vorgaben an die Gewährung von Zuwendungen an Amtsträger sind wesentlich strenger im Vergleich zur Gewährung von Zuwendungen an Angestellte oder Beauftragte eines Unternehmens. Es empfiehlt sich daher bereits im Vorfeld von geschäftlichen Kontakten mit Amtsträgern bei diesen nachzufragen, ob geplante Einladungen (z.B. zum Mittagessen, welches sich selbstverständlich ebenfalls im Rahmen der oben skizzierten Angemessenheitsgrenzen bewegen muss) von deren Dienstherren genehmigt werden. Im Zweifel sollte auf jegliche Zuwendungen an Amtsträger verzichtet werden.
> Beleg und Dokumentation von Zuwendungen
Allgemein gilt ferner, dass jegliche Einladungen an Dritte mit geschäftlichem Bezug in Büchern und Aufzeichnungen transparent belegt und dokumentiert werden 
müssen.

Umgang mit schwierigen Situationen
Eine Ablehnung von Zuwendungen im geschäftlichen Kontext wird in der Praxis nicht immer möglich sein. Zumindest nicht ohne eventuelle Negativfolgen für die weitere Geschäftsbeziehung. Insbesondere bei internationaler Geschäftstätigkeit ist oftmals besonderes Fingerspitzengefühl (z.B. bei Befürchtung des Gesichtsverlustes eines asiatischen Geschäftspartners) gefragt. Aus diesem Grund sollte der weitere Umgang mit Zuwendungen, die aus Compliance-Sicht kritisch sein könnten oder bereits als kritisch eingestuft worden sind, schnellstmöglich im Nachgang mit den Compliance-Verantwortlichen des Unternehmens abgestimmt werden. Gemeinsam sollten dann Lösungen erarbeitet werden. Derartige Lösungen für den Umgang mit als „non-compliant“ eingestuften Zuwendungen können wie folgt 
aussehen: 
> Sofern die Geschäftsbeziehung hierdurch nicht nachhaltig beeinträchtigt wird: Rückgabe/Ablehnung von Geschenken/Einladungen unter Hinweis auf unternehmensinterne Compliance-
Vorgaben
> Spende von Zuwendungen an wohltätige Organisationen oder Verlosung im Rahmen einer Unternehmens-Tombola 
> Bei Lebensmittelgeschenken geringeren Werts, z.B. die Verteilung und/oder der gemeinsame Verzehr innerhalb der Abteilung
> Bei Geschäftsessen, die die Angemessenheitsgrenze überschreiten: Jede Partei sollte ihre Rechnungen selbst 
bezahlen

Empfehlung für die Praxis: 
Bei der ersten Einordnung, ob Geschenke und Einladungen unter Geschäftspartnern „compliant“ oder „non-compliant“ sind, hilft es zunächst auf den eigenen „moralischen Kompass“ zu hören. Schaffen Sie Transparenz im Unternehmen, insbesondere bei Vorgesetzen und den Compliance-Verantwortlichen und stimmen Sie im Zweifelsfall die weitere Vorgehensweise gemeinsam mit diesen ab. Als Grundregel sollten Sie sich bei Zuwendungen von Geschäftspartnern bzw. an Geschäftspartner stets so verhalten, 
dass für Außenstehende niemals der Eindruck entstehen kann, dass hierdurch Ihre Unabhängigkeit bei geschäftlichen 
Entscheidungen beeinflusst werden könnte oder, falls Sie selbst einladen oder Geschenke machen, die Ihrer 
Geschäftspartner. So schützen Sie Ihr Unternehmen so 
wie sich persönlich vor den Negativ-Folgen derartiger Compliance-Verstöße, insbesondere vor Reputationsschäden und Strafbarkeitsrisiken. 

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